Bakanlık Temsilcisinin Bazı Görevleri
Bakanlık Temsilcisinin Genel Kurul Toplantılarına İlişkin Bazı Görev Ve
Sorumlulukları
Kılavuza Göre
1) Bakanlık Temsilcisi, 1163 sayılı kooperatifler Kanununun 87. nci maddesine göre görevlendirildiğini ve toplantıda hazır olduğunu belirtir bir konuşma yaparak toplantıyı açar.
2) Bakanlık Temsilcisi, ilke olarak bizzat kimlik denetimi yapmamalı, ortakların ya da temsilcilerinin kimliklerinin ve temsil belgelerinin imza sırasında ibraz edilip edilmediğini inceleyerek gerektiğinde uyarılarda bulunmalı; ancak şikâyet veya ihbar olduğunda ya da kuşku duyulduğunda kimlik denetimini bizzat yapmalıdır. Ayrıca faks ile gönderilen ya da aslı ibraz edilmeyen temsil belgelerinin (vekâletnamelerin) geçerli olmadığı belirtilmelidir.
3) Şerhli tutanak İl Müdürlüğü tarafından acele olarak Ticaret Sicil Memurluğuna intikal ettirilmeli ve genel kurul toplantı tutanağının tescil edilmemesi istenmelidir.
4) Bakanlık Temsilcileri genel kurul toplantısında kanun ve ana sözleşmeye aykırı karar alındığı veya karar nisabı bulunmadığının sayısal olarak tespit edildiği durumlarda, kararların geçerli olmayacağı yönünde gerekli uyarılarda bulunmalı, buna rağmen karar alınmışsa alınan kararlar hakkındaki görüş ve itirazlarını tutanakta ve temsilci raporunda belirtmelidir. Tutanak ve temsilci raporu İl Müdürlüğü tarafından acele olarak Ticaret Sicili Memurluğuna gönderilmeli ve tescil yapılmaması istenmelidir.
5) Genel kurul tutanağında, görüşmelerin içeriği, söz alanların kimler olduğu, kimlerin alınan kararlara karşı muhalefet şerhi düştükleri ve muhalefet sebepleri, lehte, aleyhte ve çekimser oyların sayıları ile bilinmesi gerekli diğer hususlar açıkça belirtilmelidir.
Toplantı sırasında önerge verilmesi durumunda, önergelerden özetle söz edilip alınan kararlar açıkça yazılmalı, önergelerin özetlenemeyecek kadar uzun ve karmaşık olması gibi durumlarda tutanağa geçirilmekle birlikte önergelerin tüm sayfalarının altları divan üyeleri ve Bakanlık Temsilcisi tarafından imzalanmalı ve önergeler tutanağa ek yapılmalıdır. Süre darlığı ya da başka bir toplantıya yetişebilme nedenleriyle yükümlülükler aksatılmamalıdır.
6) Gündemin görüşülmesine geçilmeden önce, gündeme madde eklenmesi hususunda teklif bulunup bulunmadığının genel kurula sorulması konusunda divan başkanlığı Yönlendirilmelidir.
7) Genel kurul toplantısında, yönetim ve denetim kurulu raporları ile bilanço ve gelir gider cetvelinin mutlaka okunması konusunda gerekli uyarılar yapılmalıdır.
8) Toplantıya Bakanlık Temsilcisi katılmış ise, genel kurul tutanağı ve ortaklar listesinin sadece birer nüshası temsilci tarafından toplantı bitiminde alınıp, genel kurul toplantısına ilişkin belgelerin nelerden ibaret olduğunu belirten bir üst yazı ekinde İl Müdürlüğüne teslim edilmelidir. Bu belgeler kooperatif yetkililerinden ayrıca istenmemelidir.
9) Genel kurul toplantı tutanağı, hazirun cetveli, yönetim ve denetim kurulu faaliyet raporu ile bilanço ve gelir-gider farkı hesaplarının bir nüshasının ortaklar tarafından talep edilmesi halinde, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununa göre verilmesi uygundur.
Tüzüğe Göre
10) Toplantıya katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin, Türk Ticaret Kanununun 376. ncı maddesine uygun şekilde düzenlenip düzenlenmediği, listenin ortaklar veya ortak temsilcileri tarafından imzalanıp imzalanmadığı, hazır olanların görebileceği bir yere asılıp aşılmadığı,
11) Gündemin Türk Ticaret Kanununun 369 uncu maddesine göre düzenlenip düzenlenmediği, görüşmelerin gündeme ve gündem sırasına göre yapılıp yapılmadığı,
12) Genel kurul kararlarının kanuna, ana sözleşmeye, ana sözleşmede hüküm olmadığı takdirde, kanunun ihtiyari ve yorumlayıcı hükümlerine, ahlâka ve adaba ve iyi niyet esaslarına aykırı olup olmadığı hususlarını incelemekle görevlidir.
13)Temsilci, kanun ve ana sözleşmeye aykırı olarak alınan kararlar hakkındaki görüşünü, görüşmelere ilişkin tutanakta belirtir ve genel kurulun bitiminde, ayrıca, toplantının kanun ve ana sözleşme hükümlerine göre yürütülüp yürütülmediği yolundaki görüşünü Bakanlığa bildirir.
